Intento aplicar el "pensamiento esbelto" en todos los aspectos de la vida, no solo en el trabajo y ciertamente no solo en los proyectos de construcción (si alguna vez me conoces en persona, pídeme que te cuente cómo administro la lista de compras semanal de mi familia). Cuando trato de inspirar el pensamiento esbelto en otros, los animo a elegir algo que los moleste, no importa lo que sea, y trabajar hacia atrás desde allí. El objetivo es hacer la vida más fácil reduciendo el desperdicio y / o agregando valor; encontrar formas de simplificar el proceso acelerando o eliminando pasos y transferencias siempre que sea posible.
He aquí un ejemplo de la vida real. Las reuniones del sitio me molestan. A menudo comienzan y terminan tarde. Por lo general, no hay una agenda, o si la hay, puede que no esté estructurada. Las notas de la reunión y los elementos de acción están borrosos, no se envían a los asistentes de manera oportuna y nadie los mira hasta 10 minutos antes de la próxima reunión (lo que probablemente significa que no se completaron).
Con estos puntos débiles en mente, cambié la forma en que se llevan a cabo mis reuniones, lo que resultó en mejoras considerables en la eficacia de mis reuniones. Los comentarios de clientes y compañeros de trabajo fueron muy positivos. Los siguientes puntos ofrecen algunas sugerencias prácticas y fáciles de implementar para mejorar sus reuniones :.
1. Indique el objetivo de la reunión
En la parte superior de la agenda de la reunión, indique el objetivo. El objetivo debe responder a lo que estamos allí para discutir, qué soluciones pretendemos ofrecer y qué decisiones vamos a tomar. Esto ayuda a reducir el enfoque de la reunión.
2. Asignar tiempo para cada tema
de la agenda La división del objetivo de la reunión en elementos de la agenda le permitirá dividir el tiempo de la reunión, permitiendo un número determinado de minutos para cada elemento de la agenda. Es poco probable que la reunión se prolongue porque se ha diseñado para ser eficiente y todos tienen claro cuánto tiempo tienen para cada elemento.
3. Asignar un cronometrador, un tomador de notas, un facilitador
Si desea honrar el reloj, necesitará que alguien sea responsable de eso. El cronometrador rastrea el tiempo asignado y documenta el tiempo real utilizado. La persona que toma las notas es responsable de capturar los elementos de acción y las notas de la reunión y el facilitador está a cargo de administrar todo el proceso.
4. Empiece a tiempo, termine a tiempo
No espere a los rezagados, comience a tiempo. Una vez que las personas aprendan que no los espera, harán un esfuerzo adicional para llegar a tiempo. Respete el tiempo de todos respetando su horario y no permitiendo que los elementos auxiliares o las conversaciones descarrilen su reunión. Use un estacionamiento para cualquier tema / problema que surja que esté fuera del alcance de la reunión pero que requiera mayor discusión.
5. Diferenciar notas de reuniones frente a elementos de acción
"Quién dijo qué" es diferente de "quién debe hacer qué para cuándo". Querrá que la persona que toma notas realice un seguimiento de ambos por separado para que la diferencia sea clara y los elementos de acción no se pierdan.
6. Asigne responsabilidades y una fecha de vencimiento para los elementos de acción.
Las cosas que deben ser atendidas, respondidas, aprendidas o seguidas deben asignarse a personas específicas. Documente estos elementos de acción con el nombre de la parte responsable. A medida que se identifica cada uno, aclare e indique la fecha prevista de entrega.
7. Articular el objetivo de la próxima reunión
Cuando concluya esta reunión, establezca su plan para la próxima. Articule el objetivo ahora, con todos en la sala para que esté de acuerdo y se gestionen las expectativas.
8. Establezca la hora, la fecha, el facilitador, el tomador de notas y el cronometrador para la próxima reunión.
Cuanto más trabajo haga aquí para dejar las cosas en piedra para su próxima reunión, más fácil será para todos. Rote los roles para que diferentes personas administren diferentes partes en cada reunión. Esto también ayuda a generar empatía por los roles dentro del equipo.
9. Realice una evaluación rápida Plus / Delta de la reunión.
Tómese un minuto o menos al final para realizar una Plus / Delta. Plus = lo que estaba bien; Delta = lo que debe cambiar / hacerse mejor. Pregunte: ¿nos mantuvimos en el camino correcto? ¿Comenzar / terminar a tiempo? ¿Cumplimos nuestro objetivo? ¿Aclaramos los próximos pasos? ¿Participaron todos? ¿Estuvo bien gastado este tiempo? ¿Qué podemos hacer para mejorar este proceso para la próxima reunión? Tenga en cuenta los Plus / Deltas en las actas de la reunión.
10. Complete las notas de la reunión en vivo y envíelas inmediatamente después.
Debido a que ha capturado las actas de la reunión, las notas y los elementos de acción a medida que ocurrieron, el documento final está listo para distribuirse al final de la reunión. Tómese unos minutos para revisar las actas, agregue más detalles si es necesario y luego envíe. Sus asistentes recibirán el acta mientras la reunión aún esté actualizada y los elementos de acción estén claramente definidos. Todos conocen la fecha y el objetivo de la próxima reunión y quién debe lograr qué antes de dicha reunión.
En el espíritu de mejora continua, sé que nunca terminaré de hacer cambios en este proceso y cada nueva reunión produce algún pequeño detalle que hace que la siguiente sea mejor. Los comentarios que he recibido me dicen que estoy en algo y espero que se sienta inspirado para ver sus reuniones y cómo podría hacerlas más sencillas. Haga clic aquí si desea una copia de la plantilla de la agenda de mi reunión.
ACERCA DEL AUTOR
Keyan Zandy es un líder reconocido en la industria en Lean Construction que ha hablado tanto a nivel nacional como internacional sobre Lean y varios otros temas. Su experiencia como orador incluye presentarse en los Congresos 15 y 18 de LCI, y estará presentando el tema de “Utilización de herramientas y metodologías Lean en proyectos pequeños” en la 98ª Convención Anual de AGC en Las Vegas en marzo de 2017.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
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