una herramienta orientada a grupos para aprovechar el éxito e identificar obstáculos
Nuestro equipo estaba atascado como si hubiéramos estado caminando por arenas movedizas de dibujos animados. Éramos individuos de alto rendimiento, pero por alguna razón, nuestro equipo de IPD no podía estar en la misma página en lo que respecta al cronograma del proyecto. Después de meses de lucha, uno de los miembros de nuestro equipo, George LaClaire, se ofreció a dirigir una sesión para ayudarnos a superarlo. Lo llamó una sesión de “Rocks in the Road”. ¡Esa sesión de trabajo de dos horas para llevar a un plan de gestión de horarios de equipo acordado por todos y una pasión para que George, Alex Hesse y yo usemos esta herramienta con la mayor frecuencia posible!
Entonces, ¿qué es Rocks in the Road? En esencia, es un proceso de estilo A3 orientado a grupos que se puede utilizar para identificar el éxito y las áreas de mejora para los equipos. Reformula el proceso A3 para hacerlo más accesible y es una excelente herramienta proactiva o reactiva (cómo puede continuar con sus éxitos, no solo buscando formas de corregir fallas). Puede ser implementado por absolutamente cualquier persona y utilizado por grupos de casi cualquier tamaño. Casi forzando el compromiso de todos, puede ser utilizado por 5 personas o 65 personas para abordar cualquier problema o descubrir cómo se puede repetir un éxito.
Dado que obviamente esta es una herramienta que todos queremos usar ahora, ¿cómo funciona?
Paso 1: enumere sus éxitos hasta la fecha y Paso 2: enumere sus obstáculos hasta la fecha
Estos le resultarán familiares a las secciones Antecedentes, Enunciado del problema y Estado actual de un A3. Al preguntar por estos éxitos y obstáculos, es importante enmarcar el tema en el que su grupo está tratando de trabajar. Por ejemplo, nuestro equipo tuvo problemas para estar en la misma página en términos de programación. Dimos estos dos primeros pasos para revisar cómo lo habíamos hecho bien y cómo habíamos luchado. Asegúrese de que los éxitos y los obstáculos sean lo suficientemente detallados y claros para su análisis posterior.
Paso 3: Como grupo, priorice el éxito y los obstáculos en los que centrarse
Esto es similar a la declaración del problema, el estado actual y el estado de destino en un A3. Aquí es donde el grupo decide juntos dónde pasar su tiempo. ¿Vamos a analizar nuestro increíble éxito en la planificación de tres selecciones de equipos importantes dentro de un rango corto entre sí (éxito) o cómo nadie sabía que se planeó una entrega y causó un día perdido para mover los materiales almacenados fuera del camino (obstáculo)?
Paso 4: Como grupo / grupos individuales, enumere todas las posibles causas del éxito / obstáculo
La sección de Análisis de un A3 tradicional contendría esta información. Durante el paso 4, el grupo o varios grupos pequeños comienzan a utilizar diagramas de espina de pescado, 5 por qué u otras herramientas de análisis de causa raíz para determinar por qué ocurrió un éxito u obstáculo. En esta sección, el grupo no debe centrarse en por qué ocurrió la causa raíz, solo en que ocurrió. Resista la tentación de resolver el problema cuando todos todavía están tratando de determinar qué problema necesita ser resuelto. ¡Este paso es donde el proceso realmente aprovecha el poder de todo un grupo! Un pequeño grupo de 4 personas puede abordar un problema, o puede dividirse en 4 grupos de 4 personas, todos buscando la causa raíz de un problema. Ser capaz de escalar la herramienta aquí tomando partes más pequeñas y dividiendo un grupo grande fomenta el punto de casi forzar la participación de todos. Conseguir esa participación es lo que genera consenso y todos se sienten comprados en las soluciones determinadas más adelante. ¡Usa ese poder!
Paso 5: Priorizar y centrarse en causas fundamentales específicas
Nuevamente, esto es similar a la sección de Análisis de un A3. Una vez que el grupo o grupos han determinado las causas fundamentales, cada grupo debe determinar de 1 a 3 causas fundamentales en las que centrarse. Esto ayudará a que el grupo no muerda demasiado y se mantenga concentrado.
Paso 6: haga una lista de posibles acciones para mejorar / continuar la situación
Las secciones Plan de acción y Seguimiento de un A3 son muy similares a esto. Con cada causa raíz que se seleccionó en el Paso 5, el grupo / grupos desarrollarán lo siguiente: Una declaración del problema
Un ejemplo de nuestro proyecto sería "No hay un horario a seguir".
Tres causas fundamentales
El nuestro leería: no todos los horarios detallados de las operaciones están en el horario maestro, no todas las empresas operan en la misma plataforma de programación, no todos los socios tienen el mismo nivel de experiencia con el Last Planner System (LPS).
Plan de ACCION
Escriba y publique un plan de gestión del cronograma del equipo que indique claramente el proceso y lo que se requiere de cada miembro del equipo.
Programe todas las sesiones de planificación cuando los miembros clave estén disponibles, incluido el programador que mantiene actualizado el programador principal.
Asegure la disponibilidad del personal para crear / administrar tareas de otros si las plataformas de programación son diferentes.
Tenga una sesión de planificación de campo de entrenamiento para todos con el fin de establecer el nivel del grupo en términos de habilidades LPS.
Revise cada PPC semanalmente y el desempeño contra el programa maestro cada 2 semanas para determinar si el plan está funcionando. Si no funciona en algún momento, tenga un proceso de revisión del equipo del Plan de gestión del cronograma para determinar el problema / acción.
¡Asegúrese de incluir siempre acciones de seguimiento para PDCA! El hecho de que haya elaborado un plan no significa que sea impecable; asegúrese de volver atrás y revisarlo para asegurarse de que aún funciona.
Con todo esto dicho, ¡experimentar esto en acción realmente le mostrará a cualquiera el valor! Conozco a las personas que mencioné anteriormente y siempre estoy dispuesto a compartir cómo funciona el proceso y mostrar cuán eficiente puede ser. Si está buscando cómo aprovechar el poder de un grupo y encontrar soluciones, ¡aquí está!
ACERCA DEL AUTOR:
Alex Gregory es gerente de preconstrucción de GH Phipps en Denver, Colorado. A través de su experiencia, ha adquirido un gran conocimiento de las herramientas lean y ha trabajado en múltiples proyectos de IPD e IPD Lite. Sirvió varios años en varios comités de LCI y se ha presentado en el Congreso de LCI varias veces.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
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